La transformación digital empezó poco a poco hace años, donde empresas de todo tipo hacían su aparición en Internet con sus páginas web y redes sociales. Parecía que negocios antiguos no tenían cabida en este lugar, pero al contrario, su diferenciación y especialización los ha hecho triunfar y es esencial para que estos pequeños y grandes negocios sobrevivan en la actualidad.
¿Qué es la transformación digital?
En un tiempo donde buscamos todo por internet, desde la contratación de servicios online, hasta servicio físicos como un cerrajero o un fontanero, hay que tener en cuenta que no solo es aparecer el primero en internet, también son los procesos que ayudan a la gestión dentro de las empresas. La agilización de procesos, mejoras en el envío de datos, mejor conocimiento de tus clientes en un CRM o la gestión de tu tienda, son muy importantes, estos suponen un ahorro en tiempo y costes para empresas y consumidores finales.
Transformación digital en PYMES
¿Por donde empezar la transformación digital? Esa es la pregunta que se hacen muchas empresas, sin saber que probablemente ya la han empezado. ¿Pero tienen sus programas específicos para su sector, una buena comunicación con sus proveedores y clientes? ¿Cuando fue la ultima vez que actualizaron su web, su ficha de negocio? ¿Han pensado vender en internet y piensan que el precio es desorbitante o no le ven ventajas? Estas son preguntas que se hacen autónomos y PYMES a la hora de continuar con sus procesos de digitalización.
Una de las primeras cosas que se debería haces es empezar a trabajar en la nube, con archivos compartidos que permitan trabajarlos de forma simultanea y con mayor agilidad, siempre de forma segura. Una de las mejores soluciones hoy en día es Google Drive para empresas, G Suite, donde dispondrás de 30 gigas por usuario. Uno de las mayores cosas a tener en cuenta en la creación de esta nube es la organización, hay que mantener la jerarquía y los archivos meticulosamente archivados y con nombres que sean fácilmente reconocibles.
En cuanto a organización existen otras herramientas como Trello en la que puedes organizar tus departamentos por tableros y dentro de estos, el flujo de trabajo diario y las tareas por tarjetas. La ventaja de esta herramienta es que se pueden añadir complementos, adjuntar archivos, poner vencimientos, checklist y multitud de cosas para sacarle el máximo partido. Otra aplicación del estilo es Monday, más enfocada hacia los calendarios y la duración de las tareas. Slack también sirve para la comunicación interna y externa, enfocada al chat. En estos chats se pueden transferir archivos, lo que se traduce en un mejor flujo de trabajo.
Primeros pasos, darte a conocer en internet
Cuando quieres comenzar la transformación digital, este gran hito para tu empresa, quizás no sepas a quien recurrir de primeras, donde buscar o cómo dar el primer paso. Existen numerosos cursos en internet ofrecidos por escuelas de negocios, gurús, plataformas conocidas como Google Activate o programas ofrecidos por servicios públicos para ayudar al tejido empresarial, pero, ¿quien pone en marcha todas estas cosas?
Antes de ponerse manos a la obra, hay que plantearse que visibilidad tengo en internet, ¿ya aparece mi negocio en internet? Lo primero que hay que observar es si cuando nos buscamos a nosotros mismo, aparece nuestra web o nuestra ficha de negocio de Google My Business, eso será buena señal. En cambio, si lo primero que aparece al buscarnos es una noticia, tu empresa en un directorio de empresa, o nuestra empresa en GMB sin que nosotros la hayamos incluido, es una mala señal porque nosotros no tenemos el control de lo que están publicando o de lo que se comunica.
Si estás en el primer caso es buena señal, existe margen de mejora, pero si resulta que no tienes el control de esto deberás empezar de 0 con una buena planificación
1- Aparecer el primero en Google My business
La ficha de negocio en google my business es un servicio que ofrece este buscador en el que puedes subir fotografías de tu establecimiento, la ubicación de tus tiendas, tus servicios y tu horario. No sólo te ayuda a que tus clientes te encuentren, sino que pueden dejar reseñas para que otros clientes conozcan la calidad de tu servicio. Puede parecer algo insignificante para la transformación digital, pero en sectores que hay mucha competencia a nivel local puede ser tu mayor aliado, por mínimo que sea, es esencial para obtener una gran cantidad de reseñas buenas, es un factor de posicionamiento en internet muy importante y que genera confianza
2- Página web optimizada
¿Por qué tu negocio necesita una web? Esta pregunta la tienes que tener muy en cuenta ya que no todas las webs tienen el mismo propósito. Existen numerosos tipos de web, y estas funcionan según objetivos como los que verás a continuación:
- Un portfolio con proyectos
- Presentar tus datos y dirección o los servicios que ofreces
- Subir archivos descargables para tus clientes
- aportar contenidos de valor con un blog
- Captar leads, es decir, clientes a través de formularios de contactos
- Vender productos o servicios online
3- Automatizaciones para ser más productivo
Si, suena raro pero son las grandes aliadas a la hora de ser productivos y de gestionar procesos internos de forma rápida. Se trata de gestionar acciones habituales sin tener que emplear una gran cantidad de tiempo. Por ejemplo, tener vinculadas la plataforma de pagos y gestión financiera, te permite saber cuando un cliente te ha pagado para empezar el proyecto o clasificar ese pago.
Igual te parecerá complejo o no lo necesitas, pero existen otras aplicaciones que te permiten fotografiar, escanear y archivar automáticamente tikets para que se los mandes al gestor sin tener que ocupar mucho tiempo en estas complicadas tareas de contabilidad
Otra ventaja que tienen estas automatizaciones es el ahorro de tiempo diario en tareas repetitivas. Las plantillas de correo son las más utilizadas. Una plantilla no es solo es poner el logo de tu empresa y tu firma en el pie del email, sino que además puedes tener emails predeterminados para pedir presupuestos, agradecer a algo a algún cliente algo o tener ya predefinida la propuesta de colaboración
El tiempo es un bien muy preciado y la gestión de este puede suponerte una reducción de carga de trabajo, y en algunos casos de dinero. Automatizar tus reuniones o tus citas puede ser la forma más eficiente de que coincida todo, con la diversidad de herramientas, puedes buscar huecos en tu agenda.
La información es un gran aliado hoy en día, ¿pero como puedo estar al día de todo? Gracias a Google Aleterts puedes crear alertas que te lleguen al correo sobre el tema que desees y cada cuanto desees. Para ser más prácticos te diré que puedes poner el tema exacto sobre el cual te llegue una notificación, desde novedades en tu sector, saber que dicen de ti en internet o si te han mencionado sin que te enteres o para conocer lo que hace la competencia.
Este gran proceso se puede complicar en empresas que abarcan muchos departamentos y que están enfocadas en productos B2B. El proceso puede ser largo y laborioso, hay mucho donde poder mejorar, pero siempre priorizando el flujo de trabajo y como el cliente nos puede encontrar. Todo se pude subdividir y se puede llegar tan lejos como se quiera, pero siempre hay que priorizar por necesidades teniendo en cuenta los costes
Puedes coger más ideas para tu empresa o para ti en este post de marca personal, o puedes ponerte en contacto conmigo para cualquier duda